Sistem Persediaan barang dagang adalah salah satu aset berharga bagi perusahaan. Mengelola persediaan dengan efisien dan akurat menjadi faktor penting dalam kesuksesan operasional bisnis.
Untuk itu, sistem pencatatan persediaan yang baik diperlukan guna memberikan informasi yang tepat waktu dan akurat mengenai jumlah dan nilai persediaan yang dimiliki oleh perusahaan.
Sistem pencatatan persediaan barang dagang melibatkan proses pengumpulan, pencatatan, pengendalian, dan pelaporan data persediaan.
Dengan menggunakan sistem yang terstruktur dan terorganisir, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan serta mengurangi risiko kehilangan, kekurangan stok, atau kerugian akibat penyusutan atau kadaluwarsa.
Baca Juga : Apa Itu Dividen Laporan Keuangan? Pengertian dan Penjelasannya
Komponen penting dalam sistem pencatatan persediaan barang dagang
1. Identifikasi Barang
Setiap barang dagang harus diberi kode identifikasi unik untuk memudahkan pengenalan dan pencatatan. Kode ini dapat berupa kode angka, huruf, atau kombinasi keduanya. Identifikasi ini harus mencakup informasi seperti nama barang, spesifikasi, merek, ukuran, dan atribut lain yang relevan.
2. Penerimaan Barang
Setiap kali barang diterima, pencatatan harus dilakukan secara sistematis. Informasi yang dicatat meliputi tanggal penerimaan, jumlah barang, harga beli, pemasok, dan informasi lain yang relevan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memantau persediaan masuk dan membandingkannya dengan pesanan yang dilakukan.
3. Pengeluaran Barang
Saat barang dikirim atau digunakan dalam produksi, pencatatan juga harus dilakukan dengan cermat. Informasi yang dicatat meliputi tanggal pengeluaran, jumlah barang, tujuan penggunaan, harga jual, dan informasi lain yang relevan.
Pengeluaran barang harus selalu dipantau untuk menghindari kehilangan atau kekurangan stok yang tidak terdeteksi.
4. Metode Penilaian Persediaan
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menilai nilai persediaan, seperti metode harga perolehan (FIFO, LIFO) atau metode harga pasar (Harga Jual Terendah atau Harga Jual Terendah yang Dapat Diterima).
Perusahaan harus memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik bisnisnya. Metode penilaian ini akan mempengaruhi laporan keuangan dan perhitungan laba rugi perusahaan.
5. Pengendalian Persediaan
Pengendalian yang efektif terhadap persediaan sangat penting untuk mencegah kerugian akibat pencurian, kehilangan, atau kerusakan.
Hal ini dapat mencakup penggunaan sistem keamanan fisik, pengawasan terhadap akses ke persediaan, penerapan prosedur penghitungan stok secara teratur, dan penggunaan teknologi seperti barcode atau sistem identifikasi otomatis.
6. Rekonsiliasi Persediaan
Secara teratur, perusahaan harus melakukan rekonsiliasi persediaan fisikdengan catatan persediaan yang ada dalam sistem. Proses ini memungkinkan identifikasi adanya ketidaksesuaian atau selisih antara persediaan aktual dan persediaan yang tercatat.
Jika ada perbedaan yang signifikan, perusahaan harus melakukan investigasi untuk mengetahui penyebabnya dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
7. Pelaporan
Sistem pencatatan persediaan harus menyediakan informasi yang relevan dan akurat dalam bentuk laporan yang berguna bagi manajemen dan pemangku kepentingan. Laporan ini dapat mencakup informasi tentang persediaan yang tersedia, tingkat perputaran persediaan, nilai persediaan, dan perkiraan kebutuhan persediaan di masa depan.
Dengan menerapkan sistem pencatatan persediaan barang dagang yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan pengendalian persediaan, dan mengurangi risiko kerugian.
Selain itu, sistem persediaan barang dagang ini juga memberikan informasi yang diperlukan bagi manajemen untuk mengambil keputusan yang tepat mengenai persediaan dan strategi bisnis secara keseluruhan.
